Jak může robotická automatizace procesů zachránit podnik

Autor článku Kateřina Wendeling
čtvrtek, 18 červen 2020 00:00

Svět je zaplaven zdravotní krizí. Důsledkem toho se mnoho podniků buď úplně přesunulo online, nebo zcela pozastavilo provoz. To, co znělo jako sci-fi horor před několika měsíci, se rychle stalo novou realitou pro většinu z nás a ovlivňuje nejen naši každodenní rutinu, ale také to, jak provozujeme naše firmy.

Reálným příkladem toho je menší, regionální banka v USA, jejíž hlavní přidanou hodnotou byl vždy osobní přístup. Navzdory zastaralým webovým stránkám, odpojeným backendovým systémům a nedokonalé mobilní aplikaci, byla banka přesvědčena, že je jejich nadstandardní osobní vztahy udrží nad vodou.

A najednou se přes noc vše změnilo. Lidé zůstávají doma, pobočky bank a dalších podniků se zavírají až na výjimky. Co to znamená pro tradiční banku, aby přesunula drtivou většinu svých operací online? V první řadě se musí zjednodušit zpracování dokumentů. Zatímco v minulosti si zaměstnanec banky vzal od zákazníka vyplněnou žádost o úvěr a ručně ji zadal do svého systému, teď taková možnost není. Použití technologie k extrahování dat z PDF a jejich následnému vložení do podnikových aplikací umožní nejen plynulé pokračování pracovních procesů, ale také sníží frekvenci chyb a zkrátí dobu zpracování.

Jak může technologie pomoci

Na trhu je mnoho etablovaných hráčů i nováčků, ale leaderem je samozřejmě Adobe s několika nástroji, které umožňují vytváření, úpravy, převod a kombinování dokumentů. Banka tedy namísto ručního zadávání údajů ze žádosti o úvěr do systému může žadateli odeslat dokument a požádat jej, aby ho vyplnil online a odeslal.

Tento přístup umožní, že všechny požadované úvěrové dokumenty jsou vytvořeny s upravitelnými datovými poli, což umožňuje tok dat mezi softwarem pro editaci dokumentů a aplikací pro jeho zpracování. To ale nemusí být možné pro firmu, která se snaží všechna svá data převést online, protože předělání tisíců dokumentů by trvalo měsíce – nemluvě o změnách na přepážkách, aby zákazníci měli přístup k dokumentům.

V tento moment jdou na scénu analyzátory na extrahování dat poháněné AI (umělou inteligencí). Funguje to takto: Banka může zákazníkovi poslat e-mailem existující dokument PDF, požádat ho, aby jej vyplnil perem, jako by to udělali na pobočce (což je užitečné zejména pro starší lidi, kteří se v technologiích tolik nevyznají) a poté je nechat odeslat dokument e-mailem zpět ke zpracování. Jakmile bude tento dokument přijat, bude možné jej načíst do analyzátorů, jako je Microsoft Docparser nebo ByteScout. Výstupem analyzátoru bude zdroj dat ve formě JSON nebo CSV (existuje také mnoho dalších možností), připravený ke spotřebě softwarovou aplikací v následujícím kroku. Pro banky to může být software pro tvorbu půjček a pro pojišťovny to může být systém správy pohledávek.

Použití technologie pro příjem dat řeší nejen okamžitý problém s manuálním zadáváním dat, ale také umožňuje opravu chyb a validaci údajů. Čím dříve k tomu dojde, tím lépe. V ideálním případě by veškeré údaje měly být ověřeny při zadávání před odesláním formuláře. Pokud to ale není možné, jakmile je formulář přijat, může být okamžitě zkontrolován na výskyt chyb a vrácen před dalším použitím.

Výběr nejlepšího řešení pro vaši společnost

Výše uvedené analyzátory přicházejí v mnoha podobách – některé jako cloudová řešení, zatímco jiné nabízejí sady SDK založené na On-premise. Open-source a proprietární řešení jsou široce dostupná, ale při výběru nejlepší možnosti pro vaši společnost musíte porozumět vašim požadavkům.

Je vaše IT organizace schopna podporovat open-source? Pokud kód získáte zdarma, neznamená to, že se ve vašem systému může spouštět. Řešení s otevřeným zdrojovým kódem obvykle znamená větší zapojení interních IT zdrojů.

Výběr mezi možnostmi Cloud a On-premise obvykle závisí na typu zpracovávaných a ukládaných dat. Mnoho pojišťoven a bank se rozhoduje ukládat osobní identifikační údaje přímo na místě (on-premise), aby se snížilo riziko zneužití údajů.

Samozřejmě, pokud je zásadní rychlost zavedení nového systému, bude mít smysl vybrat cloudové řešení s renomovaným prodejcem a vyhnout se potřebě získat nové talenty pro vývoj něčeho interně. Pokud však máte volnou kapacitu, může být moudřejší volbou open-source platforma a její přeměna na plně integrovaný produkt.

Proč se nebát automatizace

Zavedení robotické automatizace procesů může být pro firmy zastrašující, nebo to ani nepovažují za nutnost. Ohledně automatizace ale existuje mnoho mylných představ – např. bere lidem práci, je moc složitá a nákladná na zavedení, pro malé firmy nemá cenu atd. Jak jste ale viděli, automatizovat se můžou i menší části procesů, se kterými vaši zaměstnanci tráví drahocenný čas, a které nevyžadují kreativitu a emoční inteligenci.

Automatizovat se dá například i na LinkedInu, což může ulehčit každodenní rutinní úkoly zaměstnancům v oblastech náboru, B2B sales či marketingu. Tomuto tématu se proto stále častěji věnujeme v kurzech a webinářích v Recruitment Academy a snažíme se lidem ukázat, že se není čeho bát. Přehledem automatizací a jejich zavedením vás provede bývalý softwarový inženýr a nyní expert na talent sourcing světového měřítka Josef „José“ Kadlec. Dejte si rychlokurz online nebo přijďte na celodenní LinkedIn dril do Recruitment Academy.