Recruitment se v Excelu už dnes dělat nedá

Data driven recruitment je cesta, jak zvýšit produktivitu náboru. Spousta personalistů se přesto pro tuto cestu zatím nerozhodla. Jedním z důvodů je, že si nejsou jisti, jak jim data, která vstupují do procesu náboru, pomohou v praxi. Pojďme se společně podívat na několik konkrétních příkladů.

Dokážete říct, kteří recruiteři jsou málo produktivní?

Spousta manažerů, se kterými jsem se setkal, mi na tuto otázku odpověděli, že tuto oblast posuzují na základě každodenní spolupráce s recruitery. Odpověděli, že vidí, zda pracují nebo nikoliv a výsledky měří na základě umístěných kandidátů. Ano, s tím se nedá než souhlasit. Ani já nejsem zastáncem začínat den tím, že si stáhnu nějaký report a produktivitu svých lidí, resp. mojí, budu měřit striktně skrze data. Otázkou ale zůstává, jsou tito recruitment manažeři skutečně schopni říct, zda jsou jejich recruiteři dostatečně produktivní? Jaký je jejich potenciál? A mají přesné srovnání s ostatními kolegy? Zkuste si odpovědět sami.

Pokud chcete mít na tyto otázky jasnou odpověď, nezbývá, než začít měřit jednotlivé aktivity vašich lidí.

Začněte tím, že si přesně definujete, které aktivity recruiter provádí v rámci své každodenní práce. Jednotlivých aktivit může být samozřejmě celá řada, od komunikace s klientem, přes aktivity spojené s výběrovým řízením, až po administrativu. Všechno se dá měřit. Pokud se ovšem omezíme na jádro náborového procesu, omezíme náš pohled pouze na aktivity spojené s výběrovým řízením.

Mezi tyto aktivity pak obvykle patří pohovory s kandidáty, výběr vhodných kandidátů a prezentování jejich životopisů klientovi, pohovory na straně klienta a nakonec umístění kandidáta. Podotýkám, že klient může být jak externí, tak interní. Například pro agenturu práce je externím klientem společnost, pro kterou agentura práce hledá zaměstnance. V případě, že si nábor řeší společnost interně, pak je klientem typicky manažer nějakého oddělení, který hledá nového zaměstnance. Pokud budete výše uvedené aktivity systematicky zaznamenávat, začnete sbírat potřebná data, která můžete následně vyhodnocovat.

Důležitá je právě ta systematičnost. Pokud evidujete nábor v Excelech, tak je pravděpodobně čas zvážit investici do informačního systému pro řízení náboru. Excel je v tomto ohledu totiž velmi neefektivní a to především proto, že se v něm takto strukturovaná data těžko evidují, obtížně se sdílí mezi kolegy a dají se velmi jednoduše přepsat. Naproti tomu, sofistikované řešení v podobě informačního systému tyto věci vyřeší za vás. Nejen, že vám umožní jednotlivé aktivity velmi rychle a efektivně zaznamenat, ale zároveň přidá řadu informací, které pak umožní data filtrovat z různých pohledů, např. dle recruitera, pobočky, oddělení nebo období.

V okamžiku, kdy víte, co chcete v rámci procesu výběrového řízení sledovat a systematicky o těchto aktivitách sbíráte data, jste schopni tato data vyhodnocovat již po pár dnech. Můžete se tak jednoduše podívat, kolik měli jednotliví recruiteři za dané období pohovorů, kolik odeslali životopisů ke klientovi, kolik jejich kandidátů mělo 1., 2. nebo 3. pohovor u klienta a kolik za dané období umístili kandidátů. Období může být týden, měsíc, čtvrtletí, případně si zvolíte individuální rozmezí. To vám umožní sledovat výkonnost recruitera v průběhu času a jestli jeho výkonnost roste nebo klesá. Pokud si zvolíte pohled přes více recruiterů, můžete pak jejich aktivity porovnat s ostatními, viz obrázek výše. Na první pohled tak vidíte, jaké aktivity mají ti nejúspěšnější a jaké naopak ti méně úspěšní. Jednotlivé aktivity spolu velmi úzce souvisí. Pokud nebude například vykazovat dostatečné množství pohovorů a prezentovaných životopisů, pak pravděpodobnost umístění kandidáta právě tímto recruiterem rapidně rychle klesá. Díky tomu víte, kde musí méně úspěšný kolega zabrat, aby se zvedla jeho produktivita.

V případě, že chcete jít ještě dál, je možné sledovat poměry mezi aktivitami, tj. např. kolik musíte v průměru odeslat životopisů, abyste umístili jednoho kandidáta. Zkušený recruiter bude mít tento poměr výrazně lepší, protože dokáže lépe pochopit potřebu klienta a tak prezentuje sice méně, ale zato relevantnějších kandidátů. Celkově je výrazně efektivnější, neboť pozice obsadí s menším úsilím a tak jeho produktivita roste. Vaším cílem je, aby se do této fáze dostal každý recruiter a k tomu je třeba mu poskytnout maximální podporu a potřebné nástroje.

Dokážete říct,ve které fázi náborového procesu to vázne nejvíce?

Základním předpokladem je, že jste schopni měřit uvedené aktivity. Pak už jste jen krůček od toho, abyste dokázali vyhodnocovat jednotlivá výběrová řízení. Ve většině případů vás zajímají právě výše uvedené aktivity, které jsou případně obohacené o další kroky vašeho náborového procesu. Řada společností například v rámci výběrového řízení standardně zahrnuje assessment centrum, kdy se hodnotí několik kandidátů najednou. Pokud je to i váš případ, tak je potřeba tyto informace opět systematicky zaznamenávat, tj. jaký kandidát, na jakou pozici a kdy se assessment centra účastní.

Analýza náborového procesu u konkrétní pozice je trochu jiný pohled na data než v případě produktivity recruiterů.Zajímají vás klíčové aktivity vztažené ke konkrétní pozici, od jejího zadání až do současnosti a zajímají vás aktivity napříč všemi recruitery. Tato analytika vám poskytne údaje o tom, kolik jste od zadání pozice oslovili kandidátů, kolik jich prošlo assesment centrem, kolik jich bylo prezentováno klientovi, kolik z toho bylo pohovorů a kolik umístění.Díky tomu, že vše měříte v čase, jste schopni vidět, v jaké fázi náborového procesu to vázne nejvíce a jak dlouho trvá obsazení dané pozice. Průměrný čas potřebný k obsazení jednotlivých pozic pak hraje důležitou roli při plánování headcountu, tj. jestli potřebuji pro nalezení vhodného pracovníka nejčastěji mezi třemi až pěti týdny, tak je dobré s tím počítat.

Osobně si myslím, že nezáleží na tom, jestli jste jako recruiter sám nebo se jedná o velké HR oddělení, případně agenturu práce. Mít recruitment plně pod kontrolou a mít potřebné informace o produktivitě je stejně důležité pro jednotlivce, jako pro velké recruitment týmy. Data Driven Recruitment není o reportech jako takových, ale o schopnosti s těmito informacemi pracovat. Ujistěte se, že jste nastaveni správným směrem.

Autor: Zdeněk Bajer, CEO a zakladatel společnosti Datacruit.com